Ce este auditul administrativ:
Auditul administrativ este evaluarea și analiza structurii organizatorice a unei companii sau instituții pentru a-i cunoaște funcționarea și a determina oportunitățile de îmbunătățire a calității și competitivității bunurilor sau serviciilor sale.
Prin intermediul auditului administrativ este posibil să se evalueze dacă administrația unei companii îndeplinește obiectivele propuse în planurile de organizare, management și control în funcție de nevoile acesteia.
Auditurile administrative trebuie efectuate în toate companiile sau instituțiile, mici, mijlocii și mari, private sau publice și în toate departamentele acestora, pentru a obține cea mai mare eficacitate a acestor structuri organizaționale.
Contextul auditului administrativ
Conform diverselor investigații, ideea auditului administrativ apare, dar cu alte cuvinte, în Codul Hammurabi, în care este menționată importanța menținerii unui control al comerțului, prin urmare acesta nu este un termen nou.
În 1935 James O. McKinsey, a fost autorul care a determinat bazele auditului administrativ, expunând importanța efectuării evaluării poziției companiei pentru a determina unde vrei să mergi și obiectivele pe care le dorești.
Pe de altă parte, în 1959, Víctor Lazzaro a publicat o carte numită Sisteme și proceduri unde prezintă contribuția și importanța efectuării unui audit administrativ în companii sau instituții.
Mai târziu, în 1971, autorul Agustín Reyes Ponce își aduce viziunea asupra modului în care auditul resurselor umane este legat de auditul administrativ.
Cu toate acestea, termenul de audit administrativ a fost adaptat continuu la nevoile administrației moderne, motiv pentru care au existat numeroși autori, care de-a lungul anilor au încorporat noi puncte de interes pentru subiect.
Obiectivele auditului administrativ
Principalul obiectiv al auditului administrativ este de a determina care sunt deficiențele sau neregulile care apar în diferitele dependențe ale unei companii sau instituții și de a rezolva problema.
- Canalizați acțiunile de optimizare a resurselor pe care compania sau instituția le are în funcție de administrația sa.
- Evaluează dacă serviciul oferit, pe baza organizației interne pe care trebuie să o aibă fiecare companie sau instituție, satisface așteptările clienților.
- Promovează, prin planuri și modele de management, creșterea nivelurilor de calitate și competitivitate a serviciilor sau bunurilor oferite publicului.
- Determinați care sunt metodele de gestionare deficitare și cu pierderi, pentru a preveni acest lucru.
- Identificați succesele conducerii companiei și modul în care rezultatele acesteia se apropie de obiectivele propuse.
- Stabiliți care sunt instrumentele de lucru care contribuie sau întârzie dezvoltarea companiei sau instituției.
- Analizați funcțiile administrative și relația acestora cu celelalte dependențe ale companiei sau instituției.
Metodologia auditului administrativ
Metodologia utilizată permite organizarea informațiilor colectate în timpul procesului de audit, într-un mod ușor și accesibil, pentru a prezenta ulterior rezultatele și a determina pașii de urmat pentru a optimiza funcționarea companiei sau a instituției.
Planificare: sunt liniile directoare de urmat pentru efectuarea auditului administrativ care acoperă principalii factori care trebuie evaluați.
Instrumentaţie: sunt selectate și aplicate cele mai eficiente tehnici de colectare a datelor.
Examen: Tehnicile de analiză necesare sunt aplicate pentru a stabili caracteristicile administrației și a aduna datele care vor face posibilă evaluarea situației companiei sau a instituției.
Raport: La sfârșitul auditului administrativ, se întocmește un raport care identifică zona auditată, obiectivul evaluării, durata procesului, domeniul de aplicare obținut, resursele și metodele aplicate.
Importanța auditului administrativ
Auditul administrativ este un instrument fundamental pentru a detecta deficiențele și / sau domeniile de oportunitate care promovează dezvoltarea continuă a unei companii sau instituții.
Auditurile administrative trebuie efectuate cel puțin o dată pe an, atât în companiile publice, cât și în cele private, pentru a obține informații actualizate despre modul în care funcționează, ce are și ce îi lipsește.
Rezultatul auditului este de o importanță vitală pentru a lua ulterior cele mai corecte decizii bazate pe buna performanță a echipelor de lucru umane și materiale care permit funcționarea companiei.
În multe ocazii, prin intermediul auditurilor, directorii sau managerii superiori ai unei companii sau instituții au fost nevoiți să ia decizia de a efectua investiții importante, de a închide fabrici sau chiar de a renunța la personal.
Domeniul auditului administrativ
Auditurile administrative includ diferite aspecte care, atunci când sunt evaluate și analizate, fac posibilă determinarea stării actuale a unei companii și modul de îmbunătățire sau menținere a funcționării și calității serviciului.
Scopul auditului administrativ determină cât de amplă și de profundă va fi evaluarea care trebuie efectuată, deoarece poate acoperi un departament, zonă sau chiar întreaga companie.
Prin urmare, se ocupă de aspecte precum nivelul ierarhic, dezvoltarea și utilizarea tehnologiilor, resursele umane, numărul de angajați, sistemele de comunicații, nivelul de performanță, mediul de lucru, tratamentul clienților, printre altele.
Auditurile administrative sunt aplicabile tuturor organizațiilor, mai ales dacă la sfârșitul procesului compania sau instituția obține o certificare de calitate.
